사례 1] A기업 정 대리: 평일 이틀과 주말을 포함해 4일간 가족 여행을 다녀와 월요일에 출근했다. 예상했던 대로 100 여개의 안 읽은 메일이 메일함에 쌓여있다. 업무 메일과 비업무 메일, 스팸 메일을 정리하면서 급하거나 중요한 건에는 태그를 걸고 나니 벌써 점심 시간. 정작 메일에 회신하는 등의 업무는 손도 대지 못 했다. 

 

[사례 2] B기업 김 책임: 야근 후 잠들기 전까지, 주말에도 끊임없이 메신저가 울려댄다. 그도 그럴 것이 업무 관련 단톡방만 대여섯 개에 달한다. 너무 많은 메신저(TMM, Too Much Messenger)는 직급이 올라갈수록 심해진다. 끊임없이 울리며 넘쳐나는 메신저에 워라밸은커녕 업무 시간에도 집중하기 어려울 지경이다.  

  

  

모바일 오피스, 스마트워크, 코워킹 스페이스(Co-working space), 디지털 노마드. 업(業)의 특성과 조건에만 부합한다면 언제, 어디서나 업무를 할 수 있는 세상이다. 그러나 시간과 장소는 차치하더라도 대부분의 회사 일은 혼자 할 수 없으며, 협업이 필수적이다. 

 

무엇보다 여전히 대부분의 국내 기업들은 이메일로 업무 소통을 하고, 메신저로 업무 지시를 한다. 야근을 줄이고, 회의를 축소하고, 보고 절차를 간소화하면 혁신 기업이 될 수 있을까? 전문가들은 근본적인 커뮤니케이션 구조가 바뀌지 않는 한 기업 문화가 혁신되기는 어렵다고 조언한다. 

 

최근 기업의 효율적인 커뮤니케이션을 도와주는 다양한 협업 툴이 각광받고 있다. 얼리어답터 혹은 효율적인 업무를 최우선으로 꼽는 직장인을 비롯해 젊고 혁신적인 스타트업 기업들은 어떤 협업 툴을 사용하고 있는지 알아본다. 

(※ 본 글에서 소개하는 프로그램은 사용자 평판을 중심으로 선정한 것으로, 안랩과는 무관한 프로그램임을 밝힙니다.)

 

 

1. 슬랙(Slack)

현재 직장인들이 가장 많이 사용하는 협업 툴은 슬랙으로 알려져 있다. 2013년 처음으로 서비스를 시작해 지금은 하루 사용자가 500만 명이나 된다. 메신저 형식이지만 기존에 사용 중이었던 이메일, 클라우드와의 연동을 통해 알림 기능을 제공한다. 

 

  

▲ 슬랙 컨셉 이미지 (*출처: https://slack.com)

 

슬랙 이용자들은 ‘비동기화(Asynchronous)’를 강점으로 꼽는다. 쉴 시간을 존중하는 비동기 소통 방식을 추구하기 때문에 기존 메신저의 단점이던 일과 사생활의 분리가 가능하다는 것. 또 일정 시간이 지나면 파일 다운로드가 불가능한 기존 메신저와 달리 영구적으로 데이터를 저장할 수 있다는 것도 장점이다. 

 

2. 팀즈(Teams)

마이크로소프트의 팀즈는 기업 전체의 다양한 협업 요구를 해결하기 위해 오피스365에서 제공하는 협업 솔루션으로, 팀즈를 활용하면 모든 업무 채팅을 하나의 플랫폼에서 관리가 가능하다. PC, 웹, 모바일 등 어디에 있던지 인터넷만 있으면 부서원들과 채팅이 가능하다. 

 

또한 각 채팅방에 자료실을 만들고 파일을 업로드 할 수 있다. 업로드뿐만 아니라 폴더를 만들고 파일 관리도 할 수 있어 하나의 ‘부서 폴더’처럼 활용할 수 있다. 최근 최일선에서 일하는 일선 직원(frontline workers)들을 위한 기능을 대거 업데이트했다. 새로운 모바일 앱 기능과 서드파티 일정 관리 앱과의 통합, 그리고 직원 칭찬 도구 등이다. 

 

3. 잔디(Jandi)

‘잔디’는 안드로이드 앱 시장점유율 1위를 차지하며 국내 협업 툴 시장을 선도하고 있다. ‘실시간 기반 협업 툴’을 제공해 관리자와 실무진이 갖는 고민을 동시에 해결한다. 스타트업부터 대기업까지 10만 개 팀이 잔디를 사용하고 있다. 부서나 프로젝트 등 주제별로 대화방을 구성해 빠르고 정확한 논의가 가능하다. 

 

파일을 영구적으로 저장할 수 있고 다른 대화방에 공유하기도 쉽다. 방대한 일의 흐름 속에서 자신이 찾고 싶은 파일을 효과적으로 찾기 위해 통합 검색과 스마트필터를 검색한다. 또 영상통화 기능으로 멀리 떨어져 있는 팀 멤버와도 잔디를 통해 화상 회의를 할 수 있다. 기존 사내 시스템 및 웹훅, 구글 캘린더, 트렐로, 지라 등 외부 서비스와의 연동도 가능하다. 

 

4. 라인웍스(Line Works)

라인웍스는 2015년 설립된 네이버의 자회사 ‘웍스모바일’의 기업형 협업 서비스로, 모바일 중심의 협업 서비스를 추구한다 2016년 1월 일본에서 서비스를 시작했다. 전 세계에 뻗어 있는 네이버그룹의 인터넷 데이터 센터(IDC) 11곳을 통한 서비스가 라인웍스의 장점이다. 

 

  

▲ 라인웍스 컨셉 이미지 (*출처: https://line.worksmobile.com/kr)

 

무엇보다 상당한 수의 개인 사용자를 보유하고 있는 모바일 메신저 ‘라인(Line)’과 연동할 수 있다는 점과 네이버의 메일, 드라이브, 주소록과 동일한 사용자 경험(UX)과 사용자 환경(UI)을 제공해 내•외부 고객들과 손쉽게 커뮤니케이션할 수 있다는 것이 사용자에게 가장 큰 매력이다.

 

또한 라인웍스는 한국과 일본 기업들이 체계화된 조직도를 갖고 있다는 점에 착안해 한눈에 조직도를 파악해 업무 담당자와 원활하게 소통할 수 있게 돕는다. 

 

5. 아사나(asana) 

아사나는 페이스북의 공동 설립자인 더스틴 모스코비츠가 2008년 창업한 미국의 소프트웨어 기업 ‘아사나’의 플랫폼으로, 기업의 생산성을 높이는 방법을 개인이 아닌 팀워크에서 찾았다. 전 세계 유료 고객사 2만5000곳을 보유하고 있다. 

 

각 프로젝트의 진행 과정을 시시각각으로 확인하고 관리할 수 있다. 프로젝트를 입력하면 ‘태스크(TASK)’가 생성된다. 이 태스크에는 협업자와 이력(history)을 기록할 수 있다. 또 목적에 따라 개인·팀 등 다양한 프로젝트로 분류할 수도 있다. 대시보드에서 진행 중인 작업을 한눈에 살펴볼 수 있다.

 

6. 콜라비(Collabee)

콜라비는 2015년 창업한 스타트업 콜라비팀이 내놓은 협업 툴이다. ‘이슈기반 협업 툴’이라는 컨셉의 콜라비는 ‘일의 흐름’을 담았다. 함께 해결해야 하는 일이 발생했을 때 서로 일을 주고받고 결과물을 공유하고 피드백을 주고받는 모든 과정을 한 페이지 안에서 할 수 있다. 

 

  

▲ 콜라비 컨셉 이미지 (*출처: www.collab.ee)

 

또 ‘채팅은 적게, 일은 더 많이(Less Chatting, More Doing!)’라는 슬로건을 내세운 콜라비는 업무에 집중하는 동안 새로 도착한 소식들을 이슈별로 묶어 알려주는 ‘뉴스피드’ 서비스를 제공한다. 계속 울리는 메신저 알람으로 일에 방해를 겪지 않아도 된다. 이슈별로 묶어 새 소식을 확인하는 시간을 줄였고 알람을 끄더라도 자신에게 오는 멘션과 ‘할 일 할당’ 등 자기가 꼭 알아야 하는 소식은 놓치지 않고 알려준다. 

 

‘디지털 협업 툴’이 각광받는 이유

업무시간 중 비효율적인 커뮤니케이션으로 낭비되는 시간이 61%에 달한다고 한다. 이 비효율적인 커뮤니케이션의 주요 요인은 바로 ‘이메일’과 ‘메신저’이다. 이메일은 ▲실시간성 부족 ▲검색의 어려움 ▲불필요한 형식 ▲어려운 정보공유 ▲대용량 파일 공유의 불편함 등이 비효율로 지적된다. 메신저는 ▲업무 자료의 자산화 불가능 ▲무분별한 단톡방 ▲멤버 관리의 어려움 ▲검색의 어려움, 무엇보다 공과 사의 구분이 어렵다는 점이 비효율의 원인으로 지적된다. 협업 툴이 등장한 이유는 바로 이러한 ‘비효율’ 때문이다.

 

이메일은 인터넷이 생긴 이후 현재까지 주요한 업무 커뮤니케이션 수단으로 자리잡고 있다. 하지만 이메일은 인터랙티브하지 않으며, 회신해야 하거나 처리해야 할 이메일이 많아지면 업무 집중도가 떨어진다는 단점이 있다. 개인정보 유출 등 보안에도 취약하다. 이를 보완하기 위해 2000년 중반부터 사내 커뮤니케이션에서 효율적인 방안을 찾기 시작했다. 

 

아이러니하게도 트위터의 등장은 이메일의 비효율성을 극복하기 위함이었다. 트위터 이후 등장한 기업용 메신저 야머(Yammer)는 협업을 위한 진화의 첫 걸음이었다고 할 수 있다. 이후 페이스북과 같은 형태의 협업 툴이 속속 등장했다. 하지만 공개형 포스팅에 정제되지 않은 리스트는 업무 커뮤니케이션을 처리하기엔 역부족이었다. SNS 형태의 구조로는 협업 커뮤니케이션의 효율성을 높일 수 없다는 인식이 확산됐다.

 

메신저형 협업 툴의 등장

스마트폰 보급이 확산되면서 PC로 진행되던 업무 지시가 모바일로 옮겨왔다. 카카오톡부터 라인, 텔레그램 등 다양한 메신저가 업무지시 수단이 된다. 단톡방 수만 열 손가락을 넘는 경우도 많다. 이런 메신저는 대화의 휘발성으로 인해 비즈니스에 적합하지 않다. 히스토리 기반의 커뮤니케이션이 필수이기 때문이다. 

 

이를 보완해주는 메신저형 협업 툴이 나타나기 시작한다. 많은 기업들이 이메일에서 메신저로 커뮤니케이션 채널을 갈아탔다. 하지만 메신저형 협업 툴은 집중도에 있어서 많은 한계를 노출했다. 이메일은 일이 끝나고 나서 답장을 해도 상관없을 정도로 일에 대한 집중도가 높았지만 메신저는 실시간으로 최대한 빨리 답변을 해야 해서 일의 집중도가 떨어질 수밖에 없었다.

 

이후 등장한 것이 ‘목적지향의 협업 툴’이다. 포스트잇과 같이 이슈나 목적이 분명한 협업 툴을 커뮤니케이션 채널로 사용함으로써 메신저 사용을 줄이고 집중할 시간을 늘린 것이다. 협업이 반드시 필요한 기본 단위인 이슈와 목적을 분명히 함으로써 ‘할 일’ 중심으로만 커뮤니케이션을 한다는 게 주요 개념이다. 

 

앞으로는 어떤 협업 툴이 등장할까? 4차 산업혁명 시대를 맞아 인공지능 기술이 접목되면서 정보를 알아서 검색해주고 본 업무 외의 시간을 아껴주는 방향으로 발전할 것이라는 게 전문가들의 예측이다.