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일반정보 종이 없는 세상? 페이퍼리스의 현재
작성자: 구피 조회 수: 91 PC모드
종이 없는 세상? 페이퍼리스의 현재
글자를 어디에 쓸 지는 인류의 숙제였다. 짐승의 뼈에 썼다는 갑골문자와 식물의 줄기에 썼다는 파피루스에 이어 중국 후한시대에 발명한 종이는 인간의 지식을 멀리 있는 사람들에게까지 퍼지게 했고, 인류의 문화와 문명의 발달에 크게 이바지했다. 컴퓨터가 발명된 이후 끊임없이 종이문서와 책의 종말이 예견됐지만 종이는 여전히 사라지지 않고 있다. 그럼에도 불구하고 최근 들어 전자문서의 활성화와 함께 페이퍼리스에 대한 논의는 현재진행형이다. 종이 1톤을 만드는 데 나무 17그루가 소요된다고 하니 종이가 없어져야 함은 어찌 보면 당위의 과제가 아닐까. 과연 종이 없는 페이퍼리스 시대가 도래할까?
(*이미지 출처: shutterstock.com)
#1. 20년 가까이 전세를 살다가 이번에 서울 외곽에 있는 조그만 아파트를 대출을 받아 덜컥 구입해버린 A씨. 계약서를 작성하러 부동산에 갔다가 깜짝 놀랐다. 종이계약서가 아닌 온라인 계약서에 서명을 하고 거래 신고도 자동으로 되는 것 아닌가. 뿐만 아니라 온라인 계약을 하니 대출 우대에 등기 수수료 절감이라는 혜택도 맛보았다.
#2. B씨는 통장을 개설하러 은행에 갔는데 종이 통장이 아닌 스마트폰에 꽂는 칩 하나를 받았다. 개인의 금융정보를 담은 이 칩을 휴대폰에 내장하면 단축키를 통해 계좌조회와 이체, 현금출금, 수표조회 등의 기본서비스는 물론 교통카드 기능까지 제공한다고. 또한 별도의 현금카드가 없어도 ATM기기 앞에 휴대폰을 들이대면 현금이 인출되는 것이었다.
#3. 조기 축구를 하다가 다리 골절로 병원에 입원하게 된 C씨는 낯선 풍경을 접했다. 의사와 간호사들이 종이 차트를 들고 다니는 것이 아니고 태블릿을 들고 다니면서 환자를 진찰하는 것 아닌가. 종이차트를 전자화해 환자의 모든 의료기록을 전자문서로 기록하고 보존하는 전자의무기록시스템(EMR)이 구축되어 있기 때문이다.
페이퍼리스란?
농경시대와 산업화시대에 이어 정보통신의 시대를 예측했던 <제3의 물결>의 저자 앨빈 토플러는 그의 저서에서 타닥타닥 소리 나는 타자기로 기록을 하고 종이로 보관하던 시대는 앞으로 전자형태로 보관이 될 것이고 자동화, 정보화된 전자 사무실이 등장할 것이라고 예견했다. 그의 예측은 일부 맞지 않는 부분이 있지만 어느 정도 맞아 떨어졌다. 아직 종이가 완전히 사라진 건 아니지만 페이퍼리스 오피스는 우리 주위 곳곳에서 이미 실현되고 있다.
‘페이퍼리스(Paperless)’는 사무 자동화의 한 결과물로, 기록 매체가 문서에서 디지털로 변화하면서 종이가 필요없는 현상을 나타내는 용어이다. 페이퍼리스 오피스는 아날로그 종이문서 대신 디지털 전자문서를 이용해 업무를 처리한다. 전자문서는 컴퓨터 등 정보처리 능력을 가진 디바이스에 의해 전자적 형태로 작성되어 송신, 수신 및 저장되는 정보 문서를 일컫는다.
왜 종이문서를 전자문서로 대체할까?
그동안 종이문서 잘 써왔는데 왜 여러 보안 프로그램을 설치하면서까지 전자문서를 써야 하는지 불만인 사람들도 분명 있을 것이다. 전자문서는 왜 필요할까? 종이문서를 전자문서로 바꾸어야 하는 건 몇 가지 이유로 귀결된다.
첫째는 비효율성이다. 한 은행에서 연간 발생하는 종이문서는 약 1억 장이라고. 이를 박스에 넣으면 7만3천 박스가 나오는데 이를 저장하기 위해서는 600평 규모의 문서고가 필요하다. 우리나라 기업과 금융기관 등은 각종 문서 또는 서류의 유통 보관에 연간 1조원 이상을 소요하고 있는 것으로 추정되고 있다. 전자문서가 활성화되고 있지만 은행에서는 아직도 대출 등의 여신 업무나 압류추심통지 같은 건 종이문서로만 이루어진다.
둘째는 환경파괴를 줄일 수 있다. 종이의 원재료인 펄프는 나무에서 얻어지는데 종이 1톤을 만드는데 30년생 이상인 나무 17그루가 소요된다고 하니 종이문서가 줄어드는 만큼 숲이 파괴되는 속도는 줄어든다.
셋째는 정보 이용률의 향상이다. 종이문서의 가장 큰 단점은 검색이 힘들다는 점이다. 색인 시스템을 사용하지 않고 직접 찾아 다니는 건 백사장에서 바늘 찾는 격이다. 반면 전자문서는 문서 검색이 용이해 정보의 이용 효율도 향상된다.
이처럼 전자문서는 사회경제적 비용을 줄이고, 편리한 서비스를 가능케 해 4차 산업혁명 시대에 디지털데이터의 확보와 체계적인 분석·활용이 국가 경쟁력의 주요 원천으로 떠오르면서, 전자문서의 필요성은 더욱 커지고 있다.
페이퍼리스를 향한 다양한 시도
우리나라의 전자문서 활용률은 평균 57.3%에 머물러 있다(한국인터넷진흥원 ‘전자문서 산업실태조사’). 특히 병원·약국 처방전 같은 경우 여전히 종이로만 발급·보관하는 등 의료분야의 전자문서 활용률은 38.2%로 낮은 수준이다. 그래도 다행인 건 다양한 업계에서 전자문서를 활용한 페이퍼리스를 진행 중이라는 거다. 국내 주요 산업군별 전자문서 도입 사례를 살펴보자.
<공공>
고양시는 최근 회의서류 없는 페이퍼리스 간부회의를 진행했다. 고양시가 간부회의할 때마다 인쇄하는 자료는 모두 4천 페이지에 달하는데 태블릿을 활용한 페이퍼리스 회의는 단 5분이면 자료 배포가 끝나고 내용 수정이 용이해 회의 준비에 소요됐던 행정력을 크게 절약할 수 있었다.
건양사이버대학교도 회의 자료가 없는 페이퍼리스 회의를 진행 중이다. 태블릿 40여 대를 회의에 참석하는 교원 및 중간관리자 직원에게 지급해 종이 없는 보고체계를 만들었다.
<금융>
신한은행은 전국 6,500여개 지점에서 종이 신청서를 없애 나갈 예정이다. 통장·카드 개설, 신용대출 신청, 외환 거래 등 130여개 창구 업무에서 종이 신청서 대신 태블릿 PC를 이용해 신청 업무를 처리하는 것이 핵심이다. 페이퍼리스 뱅크 구축을 통해 은행은 비용을 절감하고 고객은 시간을 절약할 수 있다는 것이 가장 큰 장점이다. 신한생명도 보험업계 최초로 디지털 모니터와 전자펜, 전자서식 등 디지털 요소를 접목해 종이가 필요 없는 친환경 디지털 창구 시스템인 페이퍼리스 서비스를 도입하고 있다.
<의료>
분당서울대병원은 환자들이 의무기록, 영상자료 사본 발급 등을 신청할 경우 과거 종이로 된 신청서 양식에 환자 이름, 주민등록번호, 발급항목, 서명 등을 수기로 작성했던 방식에서 벗어나, 사본 발급 신청 모니터 화면에 발급할 항목을 터치하여 선택하고 서명하는 전산 시스템을 개발해 시행 중이다. 의무기록 사본을 발급을 할 때 본인 확인을 위해 신분증 복사본과 발급 신청 서류를 함께 보관해 왔었는데, 의무기록 사본발급 신청 모니터를 접수 시스템과 연결해 그 자리에서 신분증과 관계서류를 스캐닝 하고, 데이터베이스화 해 국내 처음으로 원스톱 서비스를 실현했다.
<유통>
이마트는 전국 170여개 매장에서 모바일 영수증 서비스를 시작했다. 이마트 애플리케이션을 다운받은 뒤 종이 영수증 미출력 메뉴를 선택하면 모바일 영수증 서비스를 이용할 수 있다. 모바일로 다운받은 영수증은 앱에 3개월간 보관되며, 나중에 상품을 교환하거나 환불할 때도 손쉽게 찾아 쓸 수 있다. 종이 영수증 대신 모바일 영수증을 이용하면 연간 7억원 상당의 종이를 절약할 수 있고 30년생 나무 8,000그루를 보호하는 효과를 발생시킬 수 있을 것으로 이마트는 내다보고 있다.
<부동산>
서울전역에서 실시된 부동산 전자계약이 전국으로 확대·시행된다. 부동산 전자계약은 종이 서류와 인감 없이 스마트폰과 컴퓨터, 태블릿 PC등으로 언제 어디서나 편리하게 부동산 계약을 체결하는 시스템. 계약서가 전자 문서로 보관되므로 별도로 종이 계약서를 보관할 필요가 없는 것은 물론, 건축물·토지 대장이 전산으로 자동 지원돼 별도로 발급할 필요가 없다. 전자계약의 경우 공인중개사와 거래 당사자 모두 부동산거래용 공인인증서 등 철저한 본인인증 절차를 거치기 때문에 이중계약이나 매매계약서 위·변조 등의 사기 피해도 예방할 수 있을 것으로 기대된다.
<관광>
금호리조트는 국내 리조트 업계 최초로 직영으로 운영하는 통영마리나리조트, 제주리조트, 설악리조트, 화순리조트의 프런트 4곳에 태블릿 PC를 활용한 페이퍼리스 숙박을 구현했다. 객실 체크인을 위해 고객이 종이에 작성하였던 숙박카드를 디지털 문서로 변환하여 태블릿 PC 한 화면에 담았다. 고객 입장에선 간단한 클릭과 입력으로 체크인 시간이 절약되고 리조트 입장에서 비용 절감 및 업무 효율성이 높아진다.
‘페이퍼퍼리스’가 ‘종이문서의 종말’을 예고한다?
종이문서가 앞으로 꾸준히 줄어들긴 하겠지만 그렇다고 완전하게 없어질 것으로 보이진 않는다. 전자펜으로 어딘가에 쓰면 이를 인식해 앱에 자동으로 기록하는 제품도 출시되고 있지만 여전히, 아니 앞으로도 종이에 펜으로 쓰는 감수성은 사라지지 않을 것이다. 일례로, 한 동안 전자책이 유행하면서 종이책이 사라질 것이라는 전망도 있었지만, 주변의 전자책 이용자를 보면 장르에 따라 전자책과 종이책을 모두 이용하고 있다. 또, 전자책으로 인해 출판업이 타격을 입을 것이라는 우려도 있었으나 최근 출판 업계는 블로그 모음집 형태의 새로운 종이책들이 잇따라 출판되는 등 디지털 콘텐츠가 역으로 종이문서화 되는 경우도 적지 않다.
또, 지금 우리 주위를 둘러보면 과연 ‘페이퍼리스’가 되고 있는지 의문이 들 수밖에 없다. 위에 페이퍼리스의 사례로 든 기업이나 기관들 역시 페이퍼리스가 극히 일부분이기 때문이다. 아이러니하게도 종이의 생산과 소비는 해마다 증가하고 있다. 페이퍼리스는 현재도, 먼 미래에도 계속 ‘현재진행형’으로 머물러 있을지도 모른다.
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